Un déménagement modifie votre adresse postale, parfois votre adresse e-mail, et souvent votre situation professionnelle. Sur Arkevia, ces trois données conditionnent l’accès à votre coffre-fort numérique et à vos bulletins de paie archivés. Mettre à jour l’une sans les autres expose à un blocage de compte que le support ne résout pas toujours rapidement.
E-mail de récupération, matricule RH et gestionnaire employeur : trois mises à jour simultanées pour éviter la perte d’accès Arkevia
La plupart des guides se concentrent sur la connexion initiale ou la récupération de mot de passe. Le vrai risque lors d’un déménagement, c’est la désynchronisation entre trois éléments liés à votre espace personnel.
L’adresse e-mail rattachée au coffre sert à la réinitialisation du mot de passe et aux notifications. Si vous changez de fournisseur d’accès internet en déménageant (passage d’une adresse Orange à Free, par exemple), l’ancien e-mail devient inaccessible. La récupération automatique du compte échoue si l’e-mail enregistré n’est plus actif.
Le matricule RH, lui, est attribué par votre employeur. En cas de mutation interne, de changement d’entité juridique ou de transfert de site, ce matricule peut être modifié sans que vous en soyez informé. Votre coffre Arkevia reste lié à l’ancien identifiant.
Le gestionnaire employeur désigne l’entreprise qui alimente votre coffre en documents. Un changement d’employeur après déménagement crée une rupture : le nouvel employeur ne dépose pas automatiquement les bulletins dans votre coffre existant, et l’ancien cesse d’y avoir accès.
| Donnée à mettre à jour | Qui la modifie | Conséquence si non mise à jour |
|---|---|---|
| Adresse e-mail personnelle | Le salarié, depuis son espace MyArkevia | Impossible de réinitialiser le mot de passe |
| Matricule RH | Le service RH de l’employeur | Nouveaux documents déposés sur un espace inaccessible |
| Gestionnaire employeur | Le nouvel employeur (via sa plateforme) | Aucun bulletin de paie déposé dans le coffre existant |
| Adresse postale | Le salarié ou le service RH | Courriers de sécurité non reçus |
Ces quatre modifications doivent être lancées dans un délai court. Attendre plusieurs semaines entre le changement d’e-mail et la mise à jour RH crée une fenêtre pendant laquelle vous n’avez ni accès fiable ni dépôt de documents.
Modifier son adresse e-mail sur MyArkevia avant de perdre l’ancien accès
La priorité absolue est de mettre à jour l’e-mail de récupération avant de résilier votre ancien fournisseur internet. Une fois l’adresse désactivée, la procédure devient plus lourde : il faut contacter le support Arkevia, puis repasser par le service RH de votre employeur pour valider votre identité.
Depuis votre espace personnel sur la plateforme MyArkevia, la modification de l’e-mail se fait dans les paramètres du compte. Un e-mail de confirmation est envoyé à la nouvelle adresse. Tant que vous n’avez pas cliqué sur le lien de validation, l’ancien e-mail reste actif.
Deux précautions concrètes à prendre :
- Utilisez une adresse e-mail personnelle pérenne (Gmail, Proton, etc.) plutôt qu’une adresse liée à un opérateur internet, qui disparaît en cas de résiliation de box
- Conservez une capture d’écran de la page « Mon compte » avant modification, avec la date visible, pour prouver votre identité en cas de litige
- Vérifiez que la nouvelle adresse ne redirige pas vers un alias temporaire ou un e-mail professionnel qui pourrait lui aussi devenir obsolète
Coffre-fort numérique et changement d’employeur : ce que le nouvel employeur doit activer
Arkevia conserve vos documents pendant une durée pouvant aller jusqu’à cinquante ans, indépendamment de votre lien avec l’entreprise qui les a déposés. Votre accès personnel reste actif même après un départ. Les bulletins de paie déjà archivés ne disparaissent pas.
En revanche, le nouvel employeur ne dépose pas automatiquement ses documents dans votre coffre existant. Deux cas se présentent.
Si le nouvel employeur utilise aussi Arkevia (via Cegedim), il peut rattacher votre nouveau matricule à votre espace existant. Cette opération passe par le service RH, qui doit disposer de votre identifiant salarié Arkevia. Sans cette information, un second coffre est créé, et vos documents se retrouvent dispersés entre deux espaces.
Si le nouvel employeur utilise une autre solution (Digiposte, PeopleDoc, Coffreo), vos anciens bulletins restent sur Arkevia et les nouveaux arrivent sur la plateforme concurrente. Aucune passerelle automatique n’existe entre ces coffres-forts numériques. Vous devrez gérer deux espaces de stockage sécurisé distincts.
Vérification à faire dans les premières semaines
Demandez à votre nouveau service RH quelle plateforme de coffre-fort électronique est utilisée. Si c’est Arkevia, transmettez votre identifiant existant pour éviter la création d’un doublon. Cette démarche n’est jamais proposée spontanément par l’employeur.
Conservation active et archivage intermédiaire : une distinction à connaître lors d’un déménagement
Le cadre réglementaire distingue deux phases dans la gestion des données RH. La conservation active correspond à la période pendant laquelle les documents sont régulièrement consultés et alimentés. L’archivage intermédiaire désigne la phase où les fichiers restent accessibles mais ne sont plus modifiés.
Lors d’un déménagement avec changement d’employeur, vos bulletins de paie passent de la conservation active à l’archivage intermédiaire sur Arkevia. La plateforme continue de les stocker, mais aucun nouveau document n’y est ajouté par l’ancien employeur.
Cette distinction a une conséquence pratique : l’obligation légale de conservation par l’employeur (cinq ans pour les bulletins de paie) ne se confond pas avec la durée de stockage sur Arkevia. Le coffre-fort numérique conserve vos documents bien au-delà de cette obligation, mais c’est à vous de maintenir l’accès à votre espace.
Checklist de mise à jour Arkevia lors d’un déménagement
- Modifier l’adresse e-mail du compte MyArkevia avant la résiliation de l’ancien fournisseur internet
- Mettre à jour l’adresse postale dans les paramètres du coffre et auprès du service RH
- Informer le service RH de l’ancien employeur du départ pour clarifier le statut du compte
- Transmettre l’identifiant Arkevia au nouvel employeur s’il utilise la même plateforme
- Télécharger une copie locale de tous les bulletins de paie archivés, par précaution
La sécurisation de votre coffre Arkevia évolue vers une authentification renforcée. Vérifiez que votre numéro de téléphone est à jour si la plateforme active la double authentification. Un déménagement est le moment où le plus grand nombre de coordonnées changent simultanément. Traiter ces mises à jour comme un bloc unique, dans la même semaine, reste la méthode la plus fiable pour ne perdre aucun accès à vos données personnelles.
